FAQ

Alcune risposte brevi ad alcune domande tecniche sulle attività del Project management e del Project manager

ONE MINUTE MANAGEMENT

Gestione del flusso di attività tramite azioni della durata di un minuto circa. 

Implica il vantaggio di poter avere un controllo diretto e una conoscenza costante dei dettagli di progetto. 

Applicabile ad ogni circostanza della giornata. 

Rimproveri da un minuto, lode da un minuto.

IL CERVELLO RETTILE, LIMBICO E NEOCORTECCIA

Si tratta di tre stadi dello sviluppo del cervello, nei quali si sedimentano reazioni sistemiche allo stimolo di informazioni. 

Saperlo è utile per una corretta informazione ed efficace comunicazione aziendale. 

ATTIVITA' INTERNE ED ESTERNE

La progettazione è un'attività di tipo interno. Essa si rivolge al lavoro in azienda e coinvolge aspetti della creatività e della tecnica. Può restare tale e non dare atto a nessun tipo di esecuzione. 

La programmazione è un tipo di attività esterno. Essa può anche essere svolta all'interno dell'azienda ma si occupa di "portare fuori" il risultato della progettazione. Ha sempre scopo esecutivo e se non trova in esso continuità e riscontro, appare uno sforzo inutile. Programmare una serata con amici e non andarci! Posso però progettare una sera con amici, senza per questo organizzarla. 

MOTIVAZIONE INTRINSECA ED ESTRINSECA

Si ha una motivazione intrinseca quando il soggetto è coinvolto in attività per proprio desiderio o inclinazione e attitudine, senza la presenza di incentivi esterni o condizioni di subalternanza condizionale.

Si ha una motivazione estrinseca quando il soggetto deve essere incentivato attraverso elementi esterni come una più alta retribuzione, premi ed encomi. 

CHICKEN GAME

Famoso gioco ideale, ispirato al film Gioventù Bruciata, nel quale due soggetti competono lanciando l'uno contro l'altro la propria auto a tutta velocità. Il primo dei due a deviare la traiettoria che conduce allo scontro, è il "pollo" che perde. 

E' stato dimostrato che un gioco simile, se si potesse realmente disputare, si potrebbe vincere attraverso l'applicazione di strategie irrazionali. 

ROBERT AXELROD

Politologo esperto in teoria delle competizioni, a cui si deve il suo teorema sul comportamento competitivo e cooperativo. In sintesi Axelrod suggerì di cooperare assecondando un' azione competitiva di un avversario per competere a nostra volta se l'avversario continua con il suo atteggiamento "bellicoso", per tornare alla cooperazione quando quest'ultimo ritorna "amico". 

Project management 2.0 cosa vuol dire?

In tempi ormai lontani, l'attività di gestione di progetto, in relazione alla sua computazione cioè, al corretto susseguirsi delle azioni, era appannaggio degli stessi ingegneri. Sono stati loro, per molti anni ad esercitare il ruolo che oggi è del Project manager. Successivamente questi compiti sono stati assegnati ad una figura svincolata dagli impegni di "progettazione" dal punto di vista ingegneristico, considerando che occorrevano professionisti preparati nello specifico, non sul funzionamento delle "cose" ma sulla meccanica di processo delle attività che portavano alla costruzione delle cose. Per fare questo i Project manager hanno studiato modelli di progetto che per molto tempo sono rimasti uguali, e ancora oggi sono tutto sommato quelli, salvo il fatto che si ricorre in particolar modo solo ad un paio di questi. I modelli però hanno avuto per molti anni, solo alcuni parametri di costruzione. Il tempo, l'economia, le risorse (umane, tecniche, tecnologiche). Su questi tre parametri si è giocata la partita di importanti progetti, tra i quali tutti i programmi Apollo e Shuttle della NASA. Occorreva cioè, bilanciare il tempo impiegato, l'economia da applicare e le risorse impegnate. Quando questi tre parametri fossero rimasti sotto lo standard di rischio preventivato, il risultato sull'obiettivo, si riteneva soddisfatto. Questo è in sintesi il Project management 1.0.

Oggi l'evoluzione ci porta a considerare l'obiettivo finale, non  come l'ottenimento del solo scopo iniziale, con il relativo bilanciamento di tempo, costo e risorse, ma come  una parte dello scopo. In effetti in epoca moderna, l'attenzione è riposta verso l'incremento di performance di valore. Ci preoccupiamo di quanto sono cresciuti i collaboratori nel progetto, di cosa hanno appreso, di cosa hanno migliorato, del loro benessere, della soddisfazione personale, dei vantaggi individuali, degli obiettivi secondari individuali, e molto altro, mettendo tutto questo a sistema, valutandolo, misurandolo e riscontrandolo alla fine del progetto. Così, se anche siamo riusciti a raggiungere Marte, ma nel farlo abbiamo riscontrato pochi incrementi di competenze, poca soddisfazione dei collaboratori e via via... il nostro obiettivo sarà realizzato solo in percentuale. Oggi il Project management 2.0 punta tutto sul concetto di metriche di valore.  

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Cos'è una metrica di valore?

E' un modello di misurazione analitico, di standard di performance. Non esistono metriche di valore determinate, ma ogni parametro che si vuole considerare come indice di sviluppo di aree ritenute essenziali dell'esperienza di progetto, possono essere misurate e valutate. Una metrica di valore è un piccolo insieme di parametri. Consideriamo ad esempio di voler misurare la soddisfazione del nostro personale. Stabiliamo allora attraverso quali parametri farlo considerando che, la nostra metrica si chiamerà appunto "soddisfazione del personale". Alcuni di questi parametri potrebbero essere: puntualità sul lavoro, consapevolezza del ruolo, aderenza del ruolo (quanto il ruolo ricoperto corrisponde alle competenze del collaboratore), entusiasmo del collaboratore... e molti altri, sempre considerando che non è il caso di valutarne più di 4 per metrica. Se nel progetto, per l'azienda è un elemento fondamentale la soddisfazione dei propri collaboratori, alla fine di un percorso se ne può valutare il trend ed eventualmente correggere qualcosa. 

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Che cos'è un modello di progetto?

Un modello di progetto è un insieme di asset strategici (attività e comportamento) attraverso i quali gestire il susseguirsi di attività. Ne esistono ancora 5 (sebbene le loro evoluzioni siano oggi tantissime). Il PERT, il GERT, il VERT, il MPM, il CPM. Gli ultimi due sono i modelli più deterministici. Gli altri tre hanno carattere più simulativo. Uno fra tutti, ideale per la possibilità di controllare ogni singola fase, ma del tutto irrealizzabile oggi, è il CPM. Per spiegarlo in maniera chiara, dirò che tutti almeno una volta abbiamo fatto la pasta. Per farlo abbiamo riempito una pentola d'acqua, l'abbiamo messa a bollire, abbiamo atteso, abbiamo messo la pasta, abbiamo atteso la cottura. Nessuna di queste fasi può essere invertita. Questo è il CPM Critical Path Method. Ancora; avete presente quelle scene nei film nei quali gli astronauti si danno i comandi di navigazione? " accendere serbatoio uno! 'acceso!' passare a modalità manuale! 'modalità manuale avviata'... e così via. Stanno attuando un CPM. Il che comporta per contro, che al fallire di un'azione, tutto il processo si blocchi! Pensate che l'Apollo 13 fu mandato in orbita con un modello di progetto CPM. Dopo il guasto del famoso "Houston we have a problem!" gli ingegneri a terra, furono costretti a dare il meglio di loro per quattro giorni filati, ipotizzando nuove azioni e i loro probabili effetti ed esisti e le successive risposte variabili. In quell'occasione venne creato il GERT, capace di considerare molte variabili. 

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Cos'è un flusso di azioni?

Un'attività è costituita da almeno due o più azioni, e più azioni costruiscono una sequenza all'interno di una attività così come due o più attività costituiscono una sequenza all'interno del modello di progetto. Per comprendere meglio il concetto possiamo provare a visualizzare l'attività "fare una telefonata". Vista così se dovessimo descriverla diremmo che; "si prende un telefono e si telefona a qualcuno". Potremmo essere più specifici però. Possiamo dire; si prende un telefono, si seleziona un numero, si chiama la persona ad esso collegata. Spingendoci oltre possiamo dire; si cerca il telefono, si trova il telefono, si afferra il telefono, si attiva lo schermo del telefono, si accede alla rubrica, si cerca il numero, si seleziona, si attende la risposta, si avvia la conversazione, si chiude la conversazione, si spegne lo schermo del telefono, si ripone il telefono. Ecco messa a "flusso" l'attività "fare una telefonata". Interrogandoci sugli effetti, sui tempi, sulle energie impiegate, per svolgere detta attività possiamo migliorarne l'intera sequenza. Magari valutando che abbiamo impiegato molto tempo per "cercare il telefono", con il rischio di perdere la telefonata, correggendo dunque la disposizione del telefono attorno a noi, per il futuro. Allo stesso modo, il Project manager analizza le sequenze di azioni e attività di un progetto, correggendo la loro successione o intervenendo sulle durate, le energie e le risorse.

Provate ad immaginare di voler costruire una nave. Pensate vi serva un buon Project manager? 

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Che cos'è il comportamento organizzativo?

Il comportamento in genere riferito all'individuo è rappresentabile con una funzione di "persone x contesto". Cioè ogni individuo si comporta in un certo modo in un dato contesto. E' abbastanza scontato che entrando in un museo, si cominci a parlare a bassa voce. Quando questo comportamento investe la sfera del lavoro e ancora di più in un lavoro in team, le reazioni dei singoli individui allo stress, ai conflitti e allo stesso flusso di attività, devono essere considerate come un elemento incidente, capace di influenzare il rendimento dell'intero team. Non è mai vero che si vince e si perde come una sola persona, una sola squadra. Se ci pensiamo, a fare goal è sempre un giocatore, e sempre uno quello che ha fatto l'assist perfetto, e pur sempre uno quell'altro che ha lanciato l'azione. In definitiva, sono le singole azioni dei singoli individui che devono essere all'altezza dell'aspettativa del team. Considerare ogni membro del team alla pari è sbagliato come considerare uno solo di questi il vertice delle azioni e la punta della squadra. E' invece necessario considerare di ognuno, i valori in altezza (massima performance), quelli medi (valori sociali) e quelli di basso livello (valori in resistenza [resistenza di elementi negativi/resistenza al miglioramento]). In questo modo si bilancerà il team e il comportamento generale dei singoli sarà il prodotto della media dei loro valori. 

In sostanza il comportamento organizzativo, studia la risposta del singolo individuo all'interno di un team e la risposta del team in relazione ai valori medi dei singoli componenti.